Veja como promover e organizar um evento de capoeira
Promover e organizar um evento de capoeira não é algo simples. Assim como qualquer encontro do âmbito cultural, é necessário ter um planejamento detalhado, com objetivos definidos, para que as atividades se desenvolvam conforme o esperado.
Além disso, para o caso específico de eventos culturais, vale a pena levar em conta algumas particularidades, principalmente porque há um “centro de atenção” para os participantes, isto é, o foco do seu evento. Por isso, é importante pensar em toda a ambientação, os equipamentos necessários, a iluminação, som e infraestrutura, para adaptar o espaço e destacar os locais mais importantes do evento cultural.
No caso da capoeira, também é necessário levar em conta a distribuição do evento, já que pressupõem-se a presença de um local de apresentação dos capoeiristas.
O artigo de hoje vai dar dicas para você organizar um evento de capoeira de sucesso e oferecer uma experiência única aos convidados e participantes.
Quer saber mais? Então, acompanhe a leitura do artigo!
1 – Defina o objetivo do seu evento
O primeiro passo para organizar o seu evento é definir qual é o objetivo da atração. Ou seja, saber o porquê e por qual motivo ele está sendo realizado.
Dessa forma, é possível deixar claro para todos a importância daquele evento, além de orientar as próximas etapas do planejamento.
Algumas perguntas podem te ajudar na definição do(s) objetivo(s):
- Para quem o evento é dirigido?
- Onde e quando o evento será realizado?
- Qual é o motivo principal da convocatória?
- É um evento formal ou informal?
Os eventos culturais normalmente são organizados com o intuito de divulgar uma ideia ou produto artístico, ou por um grupo que deseja mostrar ao público a sua manifestação artística.
Em outras ocasiões, podem ser usados para celebrar uma data importante na cidade ou no país.
No caso específico da capoeira, vale dizer que ela é considerada patrimônio imaterial da humanidade desde 2014, pela Organização das Nações unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO).
Afinal de contas, ela representa a resistência dos povos negros escravizados à bruta violência, sendo um símbolo de uma luta histórica.
Ou seja, um evento de capoeira pode ter a intenção de contar a história do povo escravizado da África, mostrar a importância da resistência do povo negro, além de trazer questões referentes à construção de identidades e representações.
2 – Saiba qual será a atração principal
Um evento de capoeira pode conter várias atrações principais, como a apresentação de capoeiristas profissionais (rodas de capoeira), workshop com aulas da modalidade, organização de debates sobre o aspecto cultural e histórico da prática, entre outros.
O espetáculo escolhido, quer dizer “o centro da atenção”, será o motivo pelo qual o público vai se interessar pelo seu evento. Por isso, é necessário cuidar de todos os detalhes visíveis e não visíveis, incluindo o backstage.
Daí, quando se define a atração principal, é possível dar andamento no projeto. Afinal de contas, uma roda de capoeira tem especificações diferentes de um debate.
Além disso, também é possível definir quem serão participantes do evento. Por exemplo, no caso de um debate, pode ser interessante ter a figura de capoeiristas e professores de história, para a promoção de uma discussão mais aprofundada sobre o assunto.
3 – Escolha a data e o local do evento
Aqui temos uma das partes mais importantes do seu evento de capoeira. Muitas vezes, o próprio espaço onde a apresentação será realizada oferece alguns datas disponíveis.
No entanto, se você deseja fazer em um dia específico (como uma comemoração), é preciso pesquisar por lugares vagos na data.
Além do mais, vale a pena conferir as especificações do estabelecimento. Por exemplo, verifique se o espaço tem uma rampa de acessibilidade, para tornar o seu evento mais inclusivo, especialmente para pessoas com dificuldade de locomoção (idosos, pessoas com deficiência, entre outros).
Ademais, é importante conferir se o espaço possui os pré-requisitos de segurança indispensáveis para a realização do evento. Isso irá garantir a proteção dos participantes e convidados, mesmo em caso de acidentes e acontecimentos inesperados.
O auto de vistoria do corpo de bombeiros é um dos laudos mais importantes em questão de segurança.
O documento comprova que o local está apto para funcionar conforme determina a legislação, contendo todos os equipamentos de combate a incêndio devidamente instalados.
Fora isso, nesta etapa também é importante definir o número de pessoas estimada para o evento. Ou seja, você precisa arranjar um local adequado, para que todos os participantes e convidados possam circular confortavelmente no espaço.
O número de pessoas também é imprescindível para definir a quantidade de mesas, cadeiras e a infraestrutura básica que suporte a quantidade esperada (como banheiros e bebedouros disponíveis).
Ao definir o local, você pode começar a planejar a cenografia para eventos, já que toda a infraestrutura da apresentação principal deve ser montada no local da atração.
4 – Faça um checklist da infraestrutura necessária
Agora é o momento de listar tudo o que é necessário para que o seu evento aconteça. Vale a pena colocar tudo no papel para não esquecer de nada.
Uma das coisas mais importantes é entrar em contato com os fornecedores e levantar orçamentos para firmar parcerias.No checklist, também leve em conta as empresas que estão interessadas em patrocinar a sua apresentação. Os eventos culturais costumam receber patrocinadores, pois é uma técnica que as empresas usam para aproximar a sua imagem do público.
Por causa disso, verifique se os valores das empresas interessadas dialoga com os objetivos do seu evento. Afinal, o patrocínio pode ajudar na parte econômica, sendo parte do financiamento da sua atividade.
5 – Elabore materiais para divulgação
Dependendo dos objetivos do seu evento, você pode ter uma lista específica de convidados ou montar um programa aberto ao público.
Por esse motivo, deve-se focar na divulgação, com produtos midiáticos bem feitos, para que a imprensa especializada possa publicar seus conteúdos e para que seu público-alvo tome ciência do evento.
Uma das possibilidades é investir em mídia out of home, que são os famosos “outdoors”. Eles ajudam para que mais pessoas conheçam o seu evento, contribuindo para uma divulgação muito mais efetiva.
Em conjunto, você também pode optar por outros meios de divulgação, como propagandas virtuais, por meio de sites e redes sociais.
Caso você não tenha experiência na criação de materiais publicitários, vale a pena buscar por uma empresa de comunicação visual para criar a identidade do seu evento e, além disso, contribuir com a divulgação e marketing.
Dependendo do tamanho do seu evento, bem como o orçamento disponível para estratégias de marketing, é possível investir em equipamentos de propaganda ainda mais chamativos.
Um bom exemplo é o painel de led para propaganda, que pode ser instalado em locais de grande tráfego, como rodoviárias e aeroportos.
6 – Monitore os resultados
A organização de um evento não termina com o fim da atividade. Pelo contrário, é preciso avaliar os resultados da sua apresentação, incluindo o feedback dos participantes. Com isso, é possível garantir que os próximos eventos sejam ainda mais produtivos.
Devemos conhecer e entender as falhas com uma forma de evoluir, para que no futuro, elas não sejam cometidas novamente. Por isso, nunca encerre um evento sem fazer o monitoramento e avaliação dos resultados.
Conclusão
A organização de um evento de capoeira é complexa, assim como qualquer atividade ou apresentação cultural. É preciso ter um planejamento detalhado, para que todos os objetivos possam ser alcançados e o público tenha uma boa experiência.
Sendo assim, vale a pena começar a se preparar com antecedência, ter um cronograma das etapas e cuidado na hora de fechar parcerias.
Além do mais, não se pode esquecer de algumas questões básicas, como segurança e acessibilidade para os convidados e participantes.
Com tudo isso, as chances do seu evento ser um sucesso são grandes. Assim, você pode adquirir cada vez mais contato com o público e promover novas atividades.
Fonte: Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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